为更好地促进我校国际交流与合作，规范国际会议管理，根据上级有关部门文件精神，特制定本管理办法。
第一条 国际会议指与会者来自3个或3个以上国家（含主办国）在华举办的会议。举办国际会议应符合我国外事管理规定，不涉及政治敏感问题，应有利于提高我校的科研、学术水平和国际知名度。
第二条 对外合作与交流中心是我校国际会议的归口管理单位，负责国际会议的申报、管理。未经批准，任何单位和个人不得以我校名义主办、协办或承办国际会议或者邀请境外人士（含港、澳、台）参加我校举办的国际会议。科技处负责会议学术审查。
第三条 校内各单位在申请以我校名义举办的国际会议时，应首先明确我校为会议的主办者或承办者。由其他单位主办、拟由我校承办或协办的国际会议，申报时须提供主办方的委托函或任务批件。
第四条 举办国际会议的单位或部门应至少提前4个月向对外合作与交流中心递交书面申请材料（同时需要电子版）。举办单位先将申请材料报该单位主管领导签字，再交至保卫处、宣传部、科技处、对外合作与交流中心负责人审核并签字。然后，对外合作与交流中心将申请材料报请校领导批准。最后学校呈文对外合作与交流中心报送自治区外事办审批。
第五条 举办单位提交的申请书面材料应包括以下内容：
1. 举办国际会议的请示，请示内容包括：举办国际会议的目的、意义及必要性；会议主要议题；主办单位及协办单位名称；举办时间、会期、地点（城市）、与会人员结构范围，总人数；拟邀请外宾人数及人员名单(含姓名、性别、年龄、国别、职务等信息)；经费来源；相关涉台和其他敏感问题及对策；有关国际组织情况等。
2. 国际组织授权举办此次国际会议的相关函件。
3. 国际会议的会旗、会徽等。
4. 经费预算明细表。
5. 详细、紧凑的日程安排。
6. 参会的重要国内人员（包括姓名、性别、单位、职务、联系方式等）。
7. 会议主席和会务组主要成员、会议联系人及联系方式。
8. 作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料（名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题）。
9. 我校为非主办单位，须提供主办方的委托函或任务批件。
10. 其他需要特别说明的情况。
第六条 审批通过后，对外合作与交流中心将批文转交给举办单位。举办单位方可进行会议的筹备工作 。会议筹备、举办过程中若发现问题，举办单位应及时上报对外合作与交流中心。
第七条 一般学术会议，不邀请国家、自治区、市党政领导出席。如需邀请，举办单位应提前一个月上报，并将领导活动安排表、发言稿报送对外合作与交流中心。
第八条 坚持厉行节约、讲求实效。严格控制会议规模、住宿标准、会议时间和经费预算，会议原则上安排在校内进行，不组织安排会后公款游览、参观。
第九条 会议结束后，举办单位要认真总结，并于会议结束后7日内将书面总结（同时需要电子版）、影音资料以及会议中形成的重要文献送交对外合作与交流中心存档。对外合作与交流中心负责向自治区外事办汇报，并将会议材料移交校档案室保管。
第十条 本规定自颁布之日起施行，由对外合作与交流中心负责解释。
