凡我校主办或冠以我校名义协办的国际会议，其申报程序规定如下：
一、申办材料
1．申请报告：由单位负责人签署并加盖单位公章。申请报告须提供以下内容：会议名称（中英文）、主题与意义、规模、时间、地点、与会人员（总人数、国籍与职务）、协办单位等；
2．拟邀请境外人员，包括其国籍、职务、拟在境内停留时间；
3．填写《举办国际会议申报表》
4．若是协办，需提交主办有关会议材料（同上述1、2、3项）；
5．会议通知；
6．会议日程安排；
7．会议经费来源和预算。
二、申请提交时间
主办或承办单位应在会期前至少3个月（欧美国家、澳大利亚新西兰等国4-6个月）将相关申请材料报对外合作与交流中心。
三、会议审批
由本单位、保卫处、宣传部、科技处、对外合作与交流中心备案并报校领导审阅批准后，以学校名义行文报上级主管部门审批。
四、会后上交材料
会议结束一周内，主（承）办单位将以下材料交对外合作与交流中心：实际参会人员名单，会议总结报告（中文），会议文集以及会议期间形成的一些重要资料。
